Die sechs Erfolgsfaktoren eines Meetings I ECHONOVUM

Die sechs Erfolgsfaktoren
eines Meetings

06.07.2020 / Meeting Experience / #MeetingExperience / #MeetingEffizienz / #MeetingFeedback / #Meetingkultur / Nicole Schnetzer

Wollen Sie die Meeting Experience in Ihrem Unternehmen systematisch verbessern? Wie Sie mit sechs Erfolgsfaktoren die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen strategisch managen.

Von 10 auf 23 Stunden

In den letzten 50 Jahren hat sich die Anzahl und Dauer von Meetings in Organisationen massiv erhöht. Waren es in den 60er-Jahren noch 10 Stunden pro Woche, sind es heute 23 Stunden, in denen Arbeitnehmende in Sitzungen verbringen. Viele Mitarbeitende klagen, dass ihre Zeit aufgrund von Meetings arg beansprucht werde. Von Meetings notabene, die sie oft als unsinnig, wenig ziel- und zweckführend oder als zu langwierig erachten.

Das Problem von zu langen, ineffizienten Meetings ist bekannt. Umso erstaunlicher ist es, dass es kaum Initiativen gibt, diesem Missstand mit systematischen Veränderungen zu begegnen. Führungskräfte und Meeting-Organisatoren werden zwar dazu aufgerufen, eine klare Agenda zu erstellen die anberaumte Zeit einzuhalten oder Sitzungen im Stehen abzuhalten, doch eine echte Veränderung in der etablierten Meeting-Kultur wird nicht angestrebt. Das verwundert umso mehr, wenn man bedenkt, dass ineffiziente Sitzungen ein Unternehmen jährlich wirklich viel kosten!

Ohne Zweifel sind Meetings wichtig, um die interdisziplinäre Zusammenarbeit, Kreativität und Innovation voranzutreiben. Sie fördern die Beziehungen untereinander und gewährleisten einen persönlichen Informationsaustausch. Um es auf den Punkt zu bringen: Meetings sind wichtig!

Die Schäden ineffizienter Meetings

Es gibt keinen Grund, Sitzungen abzuhalten, die die Teilnehmenden langweilen oder als unnütz erachten. Jede Minute, die für eine unnötige Besprechung verschwendet wird, fehlt nachher für die individuelle Arbeit, die genauso wichtig ist für Kreativität und Effizienz.

Ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt von zu häufigen Meetings ist, dass sie die Arbeitnehmenden daran hindern, fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Wiederkehrende Unterbrechungen inmitten eines Arbeits-Flows führt zu Frustration, da die dafür nötige Konzentration immer wieder neu aufgebaut werden muss. Es ist zu beobachten, dass die Arbeitnehmenden früh anfangen zu arbeiten und spät aufhören, da sie in diesen Zeiten ungestört und konzentriert arbeiten können. Die Folge davon sind Überstunden und eine ungesunde Work-Life-Balance.

Ineffiziente Meetings sind teuer. Gemäss Studie von Simone Kauffeld von der Technischen Universität Braunschweig und Nale Lehmann-Willenbrock von der Universität Amsterdam geht dysfunktionales Meeting-Verhalten wie dauernd vom Thema abkommen, sich beklagen und kritisieren mit einem geringeren Marktanteil, Innovation und Arbeitsplatzstabilität einher.

Was macht ein Meeting erfolgreich?

Die vorgestellten Nebenwirkungen ineffizienter Meetings sollten Anreiz genug sein, die Meeting-Kultur in einem Unternehmen nicht einfach nur kritisch zu hinterfragen, sondern um sie aktiv zu verändern. Dazu muss klar sein, welche Faktoren ein Meeting erfolgreich machen. Wir haben die sechs wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Meetings identifiziert und definiert. Sie beruhen auf neusten Erkenntnissen aus Wissenschaft und Praxis.

Icon mit Pfeil

1. Purpose & Goals

Ist der Zweck oder das Ziel des Meetings klar? Falls nicht, kann das die Meeting Effizienz beeinträchtigen.

Icon mit Menschen

2. Choice of Participants

Sind die wichtigen Wissens- und Entscheidungsträger im Meeting dabei? Fehlen wichtige Teilnehmer, entstehen Wissenslücken oder es können keine Entscheidungen getroffen werden. Das führt zu Unzufriedenheit oder Frustration bei den Teilnehmenden.

Icon mit einer Kugel

3. Meeting Organisation

Wie gut ist das Zeitmanagement, der Meeting-Raum und ist der Organisator genügend vorbereitet? Mangelhafte Rahmenbedingungen resultieren oft in ineffizienten Meetings.

Icon mit Sprechblasen

4. Goal Orientation of the Communication

Schafft es der Organisator bzw. Moderator, eine Gesprächsatmosphäre zu erzeugen, die alle Teilnehmenden mit einbindet und eine gemeinsame Erarbeitung von Lösungen ermöglicht – oder geht es um politische Meinungsmache und Präsenz? Meinungsmache in Sitzungen führt zu Unmut und Unzufriedenheit bei den Teilnehmenden.

Icon mit Sprechblasen

5. Organizational Effectivity

Haben die erarbeiteten Inhalte und Entscheidungen einen positiven Einfluss auf die Organisation? Falls ja, spricht das für eine hohe Meeting Effektivität mit positivem Einfluss auf die Weiterentwicklung der Organisation.

Icon mit Pfeilen im Kreis

6. Probability of Reparticipation

Hat sich das Meeting aus Sicht der Teilnehmenden gelohnt? Rückmeldungen dazu geben Auskunft, ob wertvolle Arbeitszeit eingespart werden könnte, insbesondere bei wiederkehrenden Meetings mit vielen Teilnehmenden.

Preview image for download of Checkliste Erfolgsfaktoren Meetings
 

Checkliste Erfolgsfaktoren Meetings

Die Checkliste für effiziente Meetings!

Herunterladen

Die Meetingkultur mit Feedback strategisch managen

Mit den sechs Erfolgsfaktoren im Fokus ist es möglich, die Meetingkultur aktiv zu verändern: Die Organisatoren holen nach jedem Meeting bei den Teilnehmenden Feedback zu den einzelnen Faktoren ein. Die Beurteilung eines Meetings nach den genannten Dimensionen hilft, die Meeting-Qualität systematisch zu verbessern. Der Feedback-Loop funktioniert in der Praxis ganz einfach:

Feedback-Loop: 1. Meeting vorbereiten, 2. Die richtigen Teilnehmer einladen, 3.  Meeting abhalten, 4.  Automatisiertes Feedback einholen, 5.  Nächstes Meeting mit den Erkenntnissen vorbereiten

Der Feedback-Loop befähigt die Meeting-Organisatoren eines Unternehmens, sukzessive bessere, effizientere und effektivere Besprechungen abzuhalten. Zudem intensiviert das Wissen um eine Bewertung bei den Meeting-Organisatoren das Bestreben, gute Besprechungserlebnisse zu bieten. Über das gesamte Unternehmen betrachtet, stärkt das strategische Managen der Meetingkultur die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation.

Feedback zu den Meetings verhilft zu:

  • Höherer Meeting-Effizienz → tiefere Kosten
  • Höherer Meeting-Effektivität → Stärkung der Innovationskraft
  • Weniger Meetings → produktivere Mitarbeitende
  • Besserer Meeting Experience → zufriedenere Mitarbeiterende

Besprechungen müssen keine Langeweile-Falle sein. Sie sind dazu da, die Innovationskraft, das Teamwork und die Kreativität in Unternehmen zu stärken. Dazu braucht es nur einen kleinen Change und aus langwierigen Besprechungen werden Meetings, die Veränderung bewirken.



Möchten Sie wissen, wie effizient Ihre Meetings sind? Testen Sie jetzt unsere kostenlose Meeting Experience App.

Stylized image of author Nicole Schnetzer

Von Nicole Schnetzer

Ich bin Head of Marketing mit einer kürzlich entdeckten Passion für das Pokémon-Kartenspiel:-).