Mit 6 Fragen zu effizienteren Meetings

Ineffiziente Meetings kosten viel!

Studien haben gezeigt, dass ineffiziente Meetings die Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit, die Kreativität und Innovationskraft eines Unternehmens schmälern. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit sechs Fragen die Meeting Experience messen. Verbessern Sie damit die Meeting Kultur und sorgen Sie so für mehr Effizienz und Effektivität bei Ihren Besprechungen.

Mit sechs Fragen zu besseren Meetings

Unser Research-Team hat die neusten Erkenntnisse aus Wissenschaft und Praxis zusammengetragen und sechs Fragen zu den sechs wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Meetings definiert.

Lassen Sie nach jedem Meeting die Teilnehmenden beurteilen, wie sie die Besprechung wahrnahmen. Die Ergebnisse geben Ihnen wichtige Hinweise darauf, wo und wie Sie die Meeting Experience verbessern können. Erhalten Sie mit der kostenlosen Meeting Experience App (MX App) von den Meeting-Teilnehmenden Feedback zu folgenden Dimensionen:

1. Erfolgsfaktor Ziele und Zweck

Frage: Wie klar waren für dich der Zweck und die Ziele des Meetings?

Diese Frage wird auf einer Skala 1 – 6 bewertet, wobei 1 die negativste und 6 die positivste Ausprägung (Rating) bedeutet. Je höher bewertet, umso klarer war das Ziel oder der Zweck des Meetings.

Interpretation des Ergebnisses:

Eine tiefe Bewertung auf diese Frage ist ein Hinweis darauf, dass das Meeting in Bezug auf eine Ziel- oder Zweckerreichung ineffizient war.
Die Teilnehmenden hätten an ihrem Arbeitsplatz wahrscheinlich Produktiveres geleistet. Falls aber die Frage zum Erfolgsfaktor Organizational Effectivity eine sehr gute Bewertung erhält, scheint das Meeting trotz unklarem Ziel oder Zweck etwas Wesentliches zur Weiterentwicklung des Unternehmens beigetragen zu haben. In diesem Fall wurde die Zeit gut genutzt.

2. Erfolgsfaktor Zusammensetzung der Teilnehmer

Frage: Wie passend fandest du die Zusammensetzung der Teilnehmer unter Einbezug des Zwecks und der Ziele des Meetings?

Diese Frage wird auf einer Skala 1 – 6 bewertet, wobei 1 die negativste und 6 die positivste Ausprägung (Rating) bedeutet. Je höher bewertet, umso passender wurde die Team-Zusammenstellung empfunden.

Interpretation des Ergebnisses:

Ein Meeting ist nur dann erfolgreich, wenn die richtigen Entscheidungs- und Wissensträger mit am Tisch sitzen. Fehlen Informationen als Entscheidungsgrundlage, entstehen Wissenslücken. Ist der Entscheidungsträger nicht anwesend, werden Entscheidungen trotz tollen Lösungsvorschlägen vertagt. Zudem können allfällig getroffene Entscheidungen vom Entscheidungsträger widerrufen werden. Für die Teilnehmenden sind das Frustrationsmomente. Ihre investierte Zeit und das Meeting waren Zeitverschwendung. Je tiefer das Rating zu dieser Frage ausfällt, umso frustrierender erlebten die Teilnehmenden das Meeting.

Je höher das Rating, umso zufriedener und effizienter empfanden die Teilnehmenden das Meeting: Es wurden Entscheidungen auf Basis von Sachverhalten getroffen.

3. Erfolgsfaktor Meeting Organization

Frage: Wie gut vorbereitet, organisiert und strukturiert war das Meeting?

Diese Frage wird auf einer Skala 1 – 6 bewertet, wobei 1 die negativste und 6 die positivste Ausprägung (Rating) bedeutet. Je höher bewertet, umso positiver waren die Rahmenbedingungen für ein effizientes Meeting.

Interpretation des Ergebnisses:

Zeitmanagement, passende Räumlichkeiten, eine klare Agenda und eine gute Vorbereitung des Organisators – angemessene Rahmenbedingungen sind wichtig für ein effizientes Meeting. Eine schlechte Bewertung zu dieser Frage zieht meist weitere negative Bewertungen nach sich. Die Teilnehmenden empfinden ein unvorbereitetes Meeting als respektlos, beurteilen es als ineffizient und als Zeitverschwendung.

4. Erfolgsfaktor Goal Orientation of The Communication

Frage: Wie zielorientiert hast du den kommunikativen Austausch empfunden?

Diese Frage wird auf einer Skala 1 – 6 bewertet, wobei 1 die negativste und 6 die positivste Ausprägung (Rating) bedeutet. Je höher bewertet, umso produktiver empfanden die Teilnehmenden die Gesprächsführung.

Interpretation des Ergebnisses:

Wenn eine hohe Bewertung vorliegt, hat es der Organisator, bzw. Moderator geschafft, eine positive Gesprächsatmosphäre zu erzeugen, die Raum gibt zum Einbringen der Ideen und Meinungen aller Teilnehmenden. Lösungen konnten gemeinsam erarbeitet werden.

Eine tiefe Bewertung weist auf kommunikative Schwachstellen hin und auf ein Ungleichgewicht in der offenen Meinungsäusserung. Es gab vielleicht Meinungsbildner im Meeting, die ihre Position verfestigen wollten oder Teilnehmende wurden ausgegrenzt. Die Anwesenheit von Teilnehmern mit einer vorgefertigten Meinung, bzw. einer Hidden Agenda, sind nicht konsens- und lösungsorientiert. Sie beeinträchtigen das Ergebnis des Meetings substanziell. Das führt bei den Teilnehmenden zu Unmut und Unzufriedenheit.

5. Erfolgsfaktor Organizational Effectivity

Frage: Wie effektiv war das Meeting für die übergeordneten Ziele der Organisation?

Diese Frage wird auf einer Skala 1 – 6 bewertet, wobei 1 die negativste und 6 die positivste Ausprägung (Rating) bedeutet. Je höher bewertet, umso effektiver empfanden die Teilnehmenden die Ergebnisse aus dem Meeting.

Interpretation des Ergebnisses:

Bei einer positiven Bewertung war das Meeting erfolgreich bezüglich seines Beitrag zur Zielerreichung der Projekt-, Team- oder Gesamtorganisation. Die Ergebnisse aus dem Meeting wurden als wichtig und richtig erachtet für die Weiterentwicklung des Unternehmens. Das müssen nicht immer bahnbrechende Innovationen sein, Klärungen von Rollen und Verantwortlichkeiten in einer Teilorganisation haben einen ebenso positiven Einfluss auf die Organisation. Ein eher negatives Rating weist darauf hin, dass das Meeting keine substanziellen Lösungen hervorgebracht hat.

6. Erfolgsfaktor Probability of Reparticipation

Frage: Wie wahrscheinlich ist es, dass du an diesem Meeting wieder teilnehmen würden?

Diese Frage wird auf einer Skala 1 – 6 bewertet, wobei 1 die negativste und 6 die positivste Ausprägung (Rating) bedeutet. Je höher bewertet, umso produktiver und sinnvoller empfanden die Teilnehmenden das Meeting.

Interpretation des Ergebnisses:

Eine gute Bewertung erhält ein Meeting dann, wenn die Teilnehmenden das Gefühl hatten, dass ihre Zeit gut und richtig eingesetzt war. Sie empfanden das Meeting als bereichernd, produktiv und sinnvoll. Es hilft ihnen für die weitere Arbeit. Schlechte Bewertungen sind ein Hinweis darauf, dass sich Teilnehmende fehl am Platz fühlten und dass sie nichts zum Meeting-Erfolg beitragen konnten. Die negativen Rückmeldungen geben Auskunft darüber, ob wertvolle Arbeitszeit eingespart werden könnte, insbesondere bei wiederkehrenden Meetings mit vielen Teilnehmenden.

Checkliste Erfolgsfaktoren Meetings

Wie hoch schätzen Sie Ihre Meeting Effizienz? Nutzen Sie unseren Schadensrechner.